O trabalho da Gestão de Projetos é determinante para o sucesso de uma empresa. Com uma boa organização e bom andamento das atividades, os resultados vêm de forma mais eficiente.
Em tudo, estamos suscetíveis a erros e acertos. Por isso, listamos alguns dos erros cometidos com mais frequência quando o assunto é Gestão de Projetos e trouxemos algumas dicas para te ajudar a ser um gestor de sucesso!
Continue a leitura e confira.
1. Falta de Planejamento
Para que seja executada com sucesso, toda e qualquer atividade precisa de planejamento. É necessário se atentar ao tempo de conclusão do projeto, listar quais os profissionais que precisam ser envolvidos e pensar na melhor metodologia para planejar e executar cada uma das etapas.
É nesse momento que devem ser levados em conta pontos importantes como:
- Objetivos
- Escopo
- Etapas
- Prazos
- Recursos (orçamento, ferramentas, humanos)
Uma das metodologias utilizadas nessa fase é do Design Thinking, que tem como pressuposto pensar no todo do projeto de maneira colaborativa, levando em consideração a visão do cliente e de cada um dos profissionais envolvidos, com suas respectivas experiências e formações.
É importante que o planejamento esteja completo antes de iniciarem as etapas.
2. Problemas de comunicação
O gestor deve se atentar à forma que toda a equipe vai se comunicar durante o projeto. É importante que todos estejam alinhados em relação a tudo o que for decidido na etapa de planejamento.
Além disso, é importante ouvir a opinião dos profissionais que estão envolvidos em cada etapa, para que a visão do projeto seja completa.
Além da comunicação com a equipe, é importante também garantir uma boa comunicação com o cliente, para que haja um bom acompanhamento e, caso precise de mudanças, essas sejam informadas dentro dos prazos.
Tanto com a equipe quanto com o cliente, uma boa dica para manter uma boa comunicação é ter passo a passo do projeto, bem como prazos e status das atividades acessíveis aos envolvidos, e uma frequência de reuniões de status e atualizações do projeto.
3. Negligência na gestão de riscos
Todo projeto tem riscos. Essa é uma máxima que tem que estar clara na Gestão de Projetos e todos os membros da equipe.
Saber analisar, logo na etapa de planejamento, todas as etapas do processo e prever os problemas que podem aparecer em cada uma delas é essencial para garantir uma boa execução e evitar ser pego por imprevistos.
Uma forma de montar uma planilha de riscos é reunir a equipe para pensar em possíveis situações que possam ocorrer e quais as consequências esperadas. Sejam em relação ao escopo, prazo, orçamento ou qualidade, é importante ter alternativas para mitigar ou resolver os possíveis problemas.
4. Prazos mal definidos
Como já citado, uma parte importante do projeto são os prazos.
Além do prazo final de entrega de um projeto, é preciso se atentar aos prazos de cada uma das atividades, levando em consideração o impacto de uma atividade na outra e o tempo necessário para concluir cada etapa do processo.
Os prazos devem estar bem definidos e serem realistas. O gestor deve deixar claro para a equipe que, caso algo atrase ou saia diferente do planejado, isso deve ser comunicado o quanto antes para que haja uma adaptação das etapas seguintes.
É importante saber que, por muitos motivos, os prazos podem ser ajustados, mas também é preciso ter consciência de que não se pode flexibilizar muito para que não haja problemas significativos na entrega final.
Por isso a importância de se pensar com cautela nos prazos, levando em conta o tempo necessário de execução das tarefas, aprovação, alterações internas, feedback de clientes, entre outras etapas que demandam tempo.
5. Falta de observação ao fator humano
Uma das partes mais importantes dos projetos são as pessoas. Os recursos humanos também devem ser bem avaliados e estudados pelo gestor do projeto.
Desde a escolha dos profissionais de acordo com sua formação e experiência até o entendimento de que as pessoas têm personalidades, tempo de execução de tarefas e motivações diferentes, é importante se atentar às pessoas.
Parece simples, mas deixar claro o que se espera de cada um dos integrantes da equipe e documentar é uma forma de evitar problemas em relação às atividades.
Como citado anteriormente, discutir o planejamento, levantar os riscos, deixar prazos acessíveis e ter uma comunicação saudável e aberta entre equipe e gestor, facilita um trabalho que envolve mais pessoas.
Além disso, manter uma relação de respeito mútua, ter abertura para dar e ouvir feedbacks e trabalhar com empatia são atitudes que também contribuem para o sucesso de um projeto.
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