Una buena Gestión de Proyectos es fundamental para el éxito de una empresa. Con una buena organización y un buen avance de las actividades, los resultados llegan de manera más eficiente.
En todo somos susceptibles a errores y aciertos. Es por eso, por lo que hemos enumerado algunos de los errores más comunes que se cometen cuando se trata de Gestión de Proyectos y le hemos traído algunos consejos para ayudarlo a ser un gerente exitoso.
Siga leyendo y compruébelo.
1. Falta de Planificación
Todas y cada una de las actividades, para que se ejecuten con éxito, necesitan planificación. Es necesario prestar atención al tiempo de finalización del proyecto, enumerar qué profesionales deben involucrarse y pensar en la mejor metodología para planificar y ejecutar cada una de las etapas.
Es en este punto donde se deben tener en cuenta puntos importantes como:
- Objetivos
- Alcance
- Etapas
- Plazos
- Recursos (presupuesto, herramientas, humanos)
Una de las metodologías empleadas en esta fase es el Design Thinking, que presupone pensar todo el proyecto de forma colaborativa, teniendo en cuenta la visión del cliente y de cada uno de los profesionales implicados, con sus respectivas experiencias y formación.
Es importante que la planificación esté completa antes de comenzar las etapas.
2. Problemas de comunicación
El gerente debe prestar atención a la forma en que todo el equipo se comunicará durante el proyecto. Es importante que todos estén alineados con todo lo que se decidió en la etapa de planificación.
Además, es importante escuchar la opinión de los profesionales involucrados en cada etapa, para que la visión del proyecto sea completa.
Además de comunicarse con el equipo, también es importante asegurarse de tener una buena comunicación con el cliente, para que haya un buen seguimiento y, si es necesario realizar cambios, estos sean informados dentro de los plazos.
Tanto con el equipo como con el cliente, un buen consejo para mantener una buena comunicación es tener el proyecto paso a paso, los plazos y el estatus de las actividades accesibles para los involucrados, así como también una frecuencia de reuniones de estatus y actualizaciones del proyecto.
3. Negligencia en la gestión de riesgos
Todo proyecto tiene riesgos. Esto debe quedar claro en la Gestión de Proyectos y en todos los miembros del equipo.
Saber analizar, en la etapa de planificación, todas las etapas del proceso y prever los problemas que puedan aparecer en cada una de ellas es fundamental para garantizar una buena ejecución y evitar ser atrapado por imprevistos.
Una forma de armar una planilla de riesgos es reunir al equipo para pensar en las posibles situaciones que podrían ocurrir y las consecuencias que se podrían esperar. Ya sea en términos de alcance, plazo, presupuesto o calidad, es importante tener alternativas para mitigar o resolver problemas potenciales.
4. Plazos mal definidos
Como ya se mencionó, una parte importante del proyecto son los plazos.
Además del plazo de entrega de un proyecto, es necesario prestar atención a los plazos de cada una de las actividades, teniendo en cuenta el impacto de una actividad sobre la otra y el tiempo necesario para completar cada etapa del proceso.
Los plazos deben estar bien definidos y ser realistas. El gerente debe dejar claro al equipo que, en caso de que algo se retrase o se salga del plan, esto debe ser comunicado lo antes posible para que se puedan adaptar las siguientes etapas.
Es importante saber que, por muchas razones, los plazos se pueden ajustar, pero también es necesario ser consciente de que no es posible tener demasiada flexibilidad para que no haya problemas importantes en la entrega final.
Por eso es importante pensar detenidamente en los plazos, teniendo en cuenta el tiempo necesario para realizar las tareas, la aprobación, los cambios internos, la retroalimentación de los clientes, entre otras etapas que demandan tiempo.
4. Falta de observación al factor humano
Una parte importante de los proyectos son las personas. Los recursos humanos también deben estar bien evaluados y estudiados por el director del proyecto.
Desde elegir profesionales según su formación y experiencia hasta entender que las personas tienen diferentes personalidades, tiempo para realizar tareas y motivaciones, es importante prestar atención a las personas.
Suena simple, pero dejar en claro lo que se espera de cada uno de los miembros del equipo y documentarlo es una forma de evitar problemas con las actividades.
Como se mencionó anteriormente, discutir la planificación, prever los riesgos, establecer plazos accesibles y tener una comunicación sana y abierta entre el equipo y el gerente, facilita un trabajo que involucra a más personas.
Además, mantener una relación de respeto mutuo, estar abierto a dar y escuchar opiniones y trabajar con empatía son actitudes que también contribuyen al éxito de un proyecto.
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